Zarządzanie wiedzą o klientach

OKAY CRM umożliwia gromadzenie informacji zarówno na temat klientów, dostawców, partnerów, konkurentów czy też podwykonawców. Kontrahentami mogą być również konsumenci indywidualni (lub ich rodziny). Wiedza na ich temat może obejmować informacje tele-adresowe (w tym możliwość wprowadzania wielu adresów (lokalizacji) dla danego kontrahenta, branżę, typ, status, numer identyfikacyjny nadawany przez system, nr NIP, opiekuna kontrahenta, czyli osobę odpowiedzialną za kontrahenta.
Każdy kontrahent może być przyporządkowany do nieograniczonej ilości definiowalnych grup (np. grupa klientów o terminie płatności 21 dni, grupa klientów typu VIP, grupa trudnych klientów itp.), powtarzalnych zadań, które powinny zostać zrealizowane wobec kontrahenta oraz relacji w stosunku do innych kontrahentów wprowadzonych do systemu (konkurentów, dostawców, partnerów, podwykonawców, pośredników, dealerów itp.). Grupowanie i klasyfikacja mogą być wykorzystane w tworzeniu list kontrahentów, przydatnych przy: korespondencji seryjnej (np. przy wysyłaniu tej samej informacji do pewnej grupy firm, przygotowaniu mailingu i tworzeniu etykiet tele-adresowych do mailingów oraz przy tworzeniu e-mailingów).
Z każdym kontrahentem można powiązać również informacje nt.
- Pracowników (członków rodziny)
- Historii kontaktów
- Zadań zrealizowanych oraz planowanych wobec danego kontrahenta
- Projektów (działań sprzedażowych, serwisowych, reklamacyjnych itp.)
- Szerszego opis tekstowego kontrahenta

Historia Kontaktów

Jedną z podstawowych funkcji OKAY CRM jest możliwość gromadzenia szczegółowej historii kontaktów (aktywności) z klientami. Historia kontaktów może dotyczyć wszelkich sfer komunikacji pomiędzy naszą firmą a kontrahentami. Może ona zarówno dotyczyć tego, co się dzieje się przed rozpoczęciem współpracy (sprzedaż i marketing), w trakcie współpracy (realizacja zamówień) oraz serwisu i wsparcia posprzedażnego. Na historię kontaktów składają się tzw. aktywności (spotkania, telefony, emaile, płatności, dostawy itd.).

Każda aktywność może być zarejestrowana w systemie. Poza oczywistymi danymi takimi jak rodzaj aktywności (np. telefon, spotkanie, email, płatność), jej data i opis, istnieje możliwość wprowadzenia danych nt. kosztu aktywności (np. wyjazdu do klienta) oraz czasu jej trwania (np. czasu naprawy serwisowej). Gromadzenie tych informacji umożliwia ocenę kosztów obsługi klienta oraz nakładów poniesionych na jego pozyskanie lub przygotowanie zestawień przepracowanego czasu na rzecz klienta będącego podstawą do wystawienia faktury. Z każdą aktywnością można powiązać jej uczestników (np. osoby biorące udział w spotkaniu z kontrahentem), dokumenty w formie elektronicznej (np. notatki ze spotkań, protokoły, podpisane umowy, wysłane oferty, zeskanowane faksy itp.), szersze komentarze dokładniej opisujące aktywność, informacje nt. wymienionych materiałów, prezentów, materiałów marketingowych, próbek produktów itp. oraz przyporządkowanie do projektu.

Delegowanie zadań

Wobec każdego kontrahenta można przypisać listę zadań jakie powinny zostać zrealizowane. Zadania posiadają swoich twórców i właścicieli (wykonawców). Mogą być przyporządkowane zarówno twórcom (twórca zadania może być jednocześnie jego właścicielem) lub innym pracownikom. Korzystając z funkcji Zadania każdy pracownik może błyskawicznie sprawdzić co powinien wykonać w danym dniu (tygodniu lub innym okresie) zaś jego przełożony może kontrolować postęp z realizacji powierzonych zadań. Każde zadanie może być jednocześnie widoczne w kalendarzu lub na liście zadań programu MS Outlook.

Zarządzanie projektami

Jedną z najbardziej zaawansowanych funkcji OKAY CRM jest możliwość definiowania projektów oraz przyporządkowania poszczególnych aktywności do projektów. Projekt to zdefiniowany ciąg zdarzeń, mający, doprowadzić nas do określonego celu (np. sprzedaży, realizacji zamówienia czy też naprawy serwisowej). Może on posiadać swoją strukturę - składać się z faz (np. analiza potrzeb klienta, demonstracja produktu, złożenie oferty, negocjacje umowy, podpisanie umowy). Projekty grupują aktywności z kontrahentami i umożliwiają błyskawiczną ocenę realizacji poszczególnych spraw (oceny na jakiem etapie znajduje się projekt danego klienta).

Przyporządkowując aktywność do danego projektu wybieramy rodzaj projektu (np. Sprzedaż, Naprawa Serwisowa, Realizacja Zamówienia) oraz bieżącą fazę projektu (w systemie nie istnieją żadne ograniczenia co do definicji ilości i faz projektów, ilości jednocześnie otwartych projektów, czy też zdefiniowanych projektów). Takie możliwości powodują, ogromną elastyczność w późniejszej analizie bieżącej działalności. Za pomocą raportów można np. analizować ilość przyjętych reklamacji, rozpoczętych sprzedaży czy zrealizowanych dostaw, nie wspominając już o możliwości analizy postępu ich realizacji, kosztów czy też zasobów czasowych niezbędnych do ich wykonania.

Zarządzanie kampaniami

Funkcja ta doskonale nadaje się do sprawdzania efektywności kampanii marketingowych. Każdy projekt może być powiązany z definiowalną kampanią marketingową. Następnie dzięki raportom można analizować skuteczność kampanii marketingowych w generowaniu nowych klientów oraz podnoszeniu sprzedaży.

Zarządzanie Listami

Lista to zbiór parametrów filtrowania (wyszukiwania) kontrahentów (i nazwisk) mających spełniać określone warunki np.:
- wszystkie firmy z regionu południowego należące do grupy VIP,
- wszystkie firmy z Krakowa należące do branży Chemia,
- wszystkie firmy, którym przyporządkowano program lojalnościowy wysyłka kartek świątecznych, itd.

Listy mogą być przydatne przy:
- tworzeniu korespondencji seryjnej, np. przy wysyłaniu tej samej oferty do pewnej grupy firm,
- przygotowaniu mailingu i tworzeniu etykiet adresowych do tych mailingów,
- tworzeniu e-mailingów.
- exporcie wybranych danych do arkuszy programu MS Excel

Współpraca z Microsoft Office

Korenspondencja Seryjna
Korespondencja seryjna polega na łączeniu danych zawartych w programie OKAY CRM (przenoszeniu ich) do dokumentów programu Microsoft WORD. Dzięki temu użytkownik może w błyskawiczny sposób przygotować dedykowane oferty, wysyłać indywidualnie adresowaną korespondencję, wypełniać dane formularzy.

Kontakty
Po skonfigurowaniu programu jednym kliknięciem myszki można przenieść wszystkie kontakty z programu Microsoft Outlook do OKAY CRM (później można wykorzystywać tę funkcję w celu uzupełnienia danych w OKAY CRM o nowe kontakty wprowadzone do programu MS Outlook).

Import emaili
System umożliwia regularne importowanie danych (wiadomości email) ze Skrzynki Odbiorczej oraz Wysłanych Elementów programu MS Outlook (Inbox, Sent Items). Na podstawie nazwiska i imienia nadawcy emaila system odnajdzie odpowiedniego kontrahenta (o ile odnajdzie osobę o takim samym imieniu i nazwisku) i na tej podstawie utworzy aktywność o treści znajdującej się w tytule wiadomości i komentarzu znajdującym się w głównym tekście wiadomości.

Zadania i terminy w kalendarza
Każde wprowadzone do OKAY CRM zadanie może być jednocześnie widoczne w kalendarzu lub na liście zadań programu MS Outlook. Wymaga to jednego kliknięcia myszki.

Wysyłanie emaili
Kliknięcie myszką w jakimkolwiek miejscu programu na adres email powoduje automatyczne utworzenie nowej wiadomości emaila. Informacja o wysłaniu emalia może być automatycznie zapisana w historii kontaktów. (Nie wymaga programu MS Outlook!)

Współpraca z Microsoft Excel
Dane na temat kontrahentów przechowywane w arkuszach programu Microsoft Excel mogą uzupełnić tworzoną bazę danych. OKAY CRM pozwala na import kontrahentów do programu za pomocą dwóch specjalnie przygotowanych wzorców danych. System importuje zarówno dane kontrahentów, kontaktów. Umożliwia również zaimportowanie danych do pól definiowalnych.

Dane można również eksportować do programu MS Excel. Po wygenerowaniu listy kontrahentów spełniających określone warunki, jednym kliknięciem myszki można przenieść jej zawartość do arkusza MS Excel.

Zarządzanie Dokumentami

Z każdym kontrahentem, aktywnością lub projektem można powiązać dowolną ilość dokumentów elektronicznych dowolnych typów (załączników). Dokumenty te można w każdej chwili otworzyć, przeglądać, modyfikować, drukować, uzupełniać itd. Pliki można dołączyć w formie kompletnego dokumentu elektronicznego, bądź w formie linku - ścieżki dostępu określającej miejsce gdzie znajduje się kompletny dokument. Każdy dokument może być jednocześnie opisany za pomocą daty wprowadzenia załącznika, twórcy załącznika, typu załącznika, jego wersji i tytułu.

Baza dokumentów wzorcowych

Baza dokumentów wzorcowych umożliwia stworzenie listy najczęściej używanych dokumentów. W wielu miejscach w programie można kliknąć na ikonę otwierającą listę dokumentów wzorcowych i utworzenie jednym kliknięciem nowego dokumentu dla bieżącego kontrahenta. System w takim przypadku utworzy nowy dokument i automatycznie uzupełni go o dane z systemu OKAY CRM.

Deduplikacja danych

OKAY CRM wyposażony jest w funkcję deduplikacji danych, która w inteligentny sposób wyszukuje powtarzające się nazwy kontrahentów bez względu na to jak zostały one zapisane. OKAY CRM jest jedynym dostępnym w Polsce programem standardowo wyposażonym w taką funkcjonalność. Zastosowanie w systemie elementów sztucznej inteligencji umożliwia wyszukiwanie tych samych firm funkcjonujących pod zróżnicowanymi nazwami.

Kreator Wdrożenia

Kreator Wdrożenia to specjalny moduł wyposażony w profesjonalną wiedzę na temat filozofii i najlepszych praktyk zarządzania relacjami z klientami (CRM). Kreator znacznie upraszcza i przyspiesza konfigurację programu.

Jego głównym zadaniem jest łatwe dostosowanie OKAY CRM do potrzeb firmy. W tym celu zaszyto w programie bogaty zasób informacji merytorycznych opracowanych przez doradców frimy konsultingowej specjalizującej się w tematyce CRM. W trakcie konfiguracji programu Kreator podpowiada możliwe opcje oraz najczęściej stosowane praktyki CRM.

Raportowanie

System OKAY CRM posiada zdefiniowaną listę 27 raportów. Za ich pomocą można analizować różne sfery zarządzania relacjami z klientami oraz efektywność własnych służb odpowiedzialnych za współpracę z klientami.

Przykładowo:
- Raport Projekty ukazuje bieżącą realizację projektów serwisowych, marketingowych, sprzedażowych, itp. W każdej chwili menedżer może podejrzeć postępy w realizacji poszczególnych projektów i zareagować kiedy sytuacja jest niezgodna z oczekiwaniami
- Raport Historia kontaktów pozwala ocenić zaangażowanie czasowe i koszty obsługi poszczególnych klientów, a tym samym zbadać prawdziwą zyskowność tych klientów.
- Tygodniowy raport aktywności handlowca pozwala ocenić zaangażowanie poszczególnych pracowników. Menedżer widzi ile i jakie aktywności były wykonane przez pracowników. Może je porównać z wynikami sprzedaży i dać odpowiednie wskazówki swoim podwładnym lub skierować ich na odpowiednie szkolenia.

Wszystkie raporty oprócz standardowego widoku raportu mogą przybrać postać listy danych, którą jednym kliknięciem można przenieść do arkusza programu MS Excel.

Szybkość i łatwość obsługi

OKAY CRM to niezwykle prosty, intuicyjny i czytelny system do zarządzania relacjami z klientami jego użytkowania można się nauczyć w pół godziny! Proste i przejrzyste formularze gwarantują wygodną pracę oraz szybkie odnalezienie potrzebnych informacji lub funkcji.

Jednym kliknięciem myszki użytkownik może dotrzeć do wszystkich wprowadzonych do systemu kontrahentów, osób, zadań, historii kontaktów, projektów lub zdefiniowanych list kontrahentów. Specjalne okno wyszukiwania służy do szybkiego odnalezienia poszukiwanego kontrahenta, osoby, projektu, historii kontaktów, list i zadań. Na znalezienie odpowiedniego zapisu potrzebujesz najwyżej 2 sekund! Użytkownik może przeglądać wszystkie zapisy wprowadzone do systemu lub wyłącznie swoje wpisy. Dane można w błyskawiczny sposób filtrować ograniczając zakres wyświetlonych informacji wyłącznie do interesujących nas zapisów (np. Klientów, z Myślenic, obsługiwanych przez p. Wolańskiego, posortowanych rosnąco).

Kliknięcie myszką na numer telefonu lub adres email powoduje automatyczne uruchomienie okna programu AutoDial do wybierania numerów telefonów przez modem lub okna nowej wiadomości email programu MS Outlook.

System został również wyposażony w ikony skrótów, dzięki czemu jednym kliknięciem myszki można utworzyć nowego kontrahenta, dodać nowy kontakt, aktywność, zadanie lub projekt. Dodatkowo użytkownik może zdefiniować listę najczęściej wykorzystywanych opisów aktywności i zadań, dzięki czemu nie będzie ich musiał wprowadzać z klawiatury (po prostu wybiera je kliknięciem myszki z rozwijanej listy).

Istnieje również możliwość powiązania wybieranego typu kontaktu (np. spotkanie, telefon, e-mial) z jego szacunkowym kosztem i czasem trwania. To umożliwia szybsze wprowadzania danych (wybierając typ kontaktu komputer automatycznie wypełni pola koszt i czas aktywności).

Skróty do zdefiniowanych aktywności - to opcja, która zdecydowanie przyspiesza wprowadzenie historii kontaktów. Dwoma kliknięciami myszy można uzupełnić wpis nowej aktywności o typ kontaktu, czas, koszt, rodzaj projektu i opis. Użytkownik może zdefiniować nieograniczoną liczbę skrótów, dzięki którym będzie mógł przyspieszyć swoją pracę.

Cena: 490 PLN netto

Kontakt:
Clix Software Sp. z o.o.
ul. Postępu 15
02-676 Warszawa
tel. +48-22-323 80 99
fax: +48-22-323 80 98


www.clix-software.com